Digitale Brotretter

Jeden Tag werfen Bäcker in Deutschland tonnenweise Brot in den Müll. Das Unternehmen FoodTracks aus Münster hat ein Tool entwickelt, das dieses Problem löst. Wichtig dabei sind nicht nur technische Daten, sondern vor allem die Menschen.

digitalisierungspraxis.de hat mit FoodTracks-Geschäftsführer Dr. Tobias Pfaff über seine Lösung und die besonderen Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung von Digitalisierungsprojekten gesprochen.

Herr Pfaff, Sie helfen Bäckereien dabei, weniger Brot wegwerfen zu müssen. Dazu nutzen Sie Software.

„Genau. Wir ermöglichen es den Bäckereien, bessere Entscheidungen zu treffen.“

Und wie funktioniert das?

„Die Bäckereien sitzen auf einem Datenschatz, den viele von ihnen kaum nutzen. Mit unserer Software wird das möglich. So können sie ihre Prozesse optimieren.“

Können Sie das an einem Beispiel erklären?

„Der Bestellprozess ist zum Beispiel sehr wichtig. Da geht es um die Frage: Wie viel von welchem Produkt soll an welchem Tag in welche Filiale geliefert werden? Das ist alles verderbliche Ware. Deshalb ist es wichtig, die richtigen Mengen herzustellen.“

Was müssen Sie wissen, um das prognostizieren zu können?

„Wir nutzen die Daten, die eine Bäckerei in ihrer Kasse und ihrem Warenwirtschaftssystem sammelt.“

Über welche Zeiträume sprechen wir da?

„Wenn Sie wissen, was in den letzten vier Wochen verkauft wurde, können Sie daraus schon einige Erkenntnisse ziehen.“

Das müssen Sie noch etwas genauer erklären.

„Generell geht es darum, dass Bäckereien, die ein größeres Filialnetz haben, irgendwann an einen Punkt kommen, wo sie das alles nicht mehr so gut überschauen können. Bäckereien haben bestimmte Kennzahlen, die sie jeden Tag überwachen. Die Frage ist: Wie geht das möglichst gut und mit möglichst wenig Aufwand? Unsere Software stellt diese Zahlen einfach und klar dar. So können Bäckereien im Bestellprozess mit wenig Zeitaufwand entscheiden, wie viele Produkte an einzelne Filialen geliefert werden.“

Wie haben Bäckereien das vorher gemacht?

„Das wurde auf Zetteln aufgeschrieben, und dann hat der Chef oder die Chefin sich am Abend hingesetzt und geschaut: Wie viel brauche ich für morgen? Aber bei großen Bäckereien geht das natürlich so irgendwann nicht mehr. Eine Filialleiterin oder ein Filialleiter haben viele andere Dinge zu tun. Wenn dann Bestellungen zwischen Tür und Angel gemacht werden müssen, wird von einigem zu wenig bestellt, von anderem zu viel. Und das ist die Herausforderung.“

Die Software nimmt den Bäckern also diese Aufgabe ab und gibt am Ende die Bestellmenge aus?

„Ganz so einfach ist das nicht. Es geht hier um komplexe Prozesse, die wir über die Jahre immer besser kennengelernt haben. Die Software macht das nicht alles alleine. Aber sie liefert auf Basis intelligenter Modelle eine entscheidende Unterstützung für die Bäckerei.“

Auf welche Weise?

„Die Software macht Vorschläge, und sie warnt, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Nehmen Sie eine Bäckerei mit 20 Filialen, die 100 Artikel im Sortiment hat. Das sind jeden Tag 2.000 Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Auf eine Woche hochgerechnet sind es 14.000 Entscheidungen. Das Ziel ist, den Bäcker darauf hinzuweisen, welche davon die wichtigsten sind, und eine Empfehlung mitzuliefern.“

Um was für Entscheidungen geht es da?

„Das sind Fragen wie: Wie viele Croissants soll ich am Montagmorgen in die Bahnhofsfiliale liefern?“

Welche Faktoren berücksichtigt die Software dabei? Es macht ja einen großen Unterschied, ob es am Montagmorgen regnet oder ob die Sonne scheint.

„Wir berücksichtigen auch Wetterdaten. Viel wichtiger als die Frage, ob da nun fünf, zehn oder hundert Einflussfaktoren einfließen, ist aber, dass man den genauen Prozess und den genauen Ablauf verstanden hat. Um für alle Produkte eine genaue Prognose abgeben zu können, ist die Entscheidung viel zu komplex. Wichtig ist, sagen zu können: Wir haben es mit 14.000 Entscheidungen zu tun. Die meisten davon sehen gut aus, aber bei einigen erkennt unsere Software, dass es besser geht. Genau diese zeigen wir dir im Prozess an. Das ist der Kern des Ganzen: das Eindampfen der vielen Entscheidungen auf einige wenige wichtige.“

So eine Lösung zu etablieren, ist ja nicht nur ein technisches Problem, sondern auch ein kulturelles. Ist es schwer, die Bäcker vom Nutzen der Software zu überzeugen?

„Die meisten Bäcker sind es natürlich nicht gewohnt, so analytisch zu arbeiten wie Aktienhändler, die den ganzen Tag vor zehn Monitoren sitzen. Daher ist es erst einmal wichtig, zu verstehen, wie die Nutzer unserer Software denken. Genau das machen wir. Wir konzentrieren uns auf diese Branche. Wir haben gelernt, zu verstehen, was Bäcker brauchen und wie wir ihnen ihre Entscheidungen erleichtern können. Das hilft uns sehr, sie von unserer Software zu überzeugen.“

Was sind denn die Besonderheiten dieser Branche?

„Das kann man so pauschal nicht sagen. Das hängt von den Menschen ab, mit denen man es zu tun hat. Nehmen Sie eine Bäckerei mit zehn Filialen. Da gibt es die Verwaltung, es gibt die Verantwortlichen in der Geschäftsführung. Die Frage ist: Wer soll letztlich die Software bedienen? Das macht einen Unterschied. Das mussten wir erst lernen. Inzwischen kennen wir die idealen Adressaten. Und wir wissen, wie die Software aussehen muss, damit sie intuitiv benutzbar ist.“

Wissen Sie noch, wann Ihnen aufgefallen ist, dass Bäckereien ein Problem haben, das man mit einer Software lösen kann?

„Ja, auf das Thema war ich durch Zeitungsartikel gestoßen. Da ging es allerdings nicht nur um Brot, sondern generell darum, wie viele Lebensmittel weggeworfen werden. In diesem Beitrag sah man Bilder von Containern voll mit Lebensmitteln. Wirklich keine schönen Bilder. So etwas kann ja schon Emotionen auslösen, wenn man einen Container sieht, in dem eine Tonne Brot liegt. Das ging mir auch so. Und das war der Anstoß.“

Könnte man das Prinzip nicht auch auf andere Branchen übertragen?

„Auf jeden Fall. Wir sind dafür auch offen. Im Moment ist es für uns nur sinnvoll, bei den Bäckern zu bleiben, denn wir arbeiten mit bestehenden Daten, mit Warenwirtschafts- und mit Kassensystemen. Das ist ein großer Aufwand, diese Systeme kennenzulernen und Schnittstellen zu bauen. Deswegen hat es keinen Sinn, drei Branchen gleichzeitig zu bedienen. Da müssten wir wieder die Menschen kennenlernen, die Daten, die Systeme. Und das geht nicht alles gleichzeitig in der Qualität, die wir uns vorstellen. Wir wollen richtig gute Software herstellen und das ist nicht ganz so trivial. Deswegen spezialisieren wir uns erst einmal. Aber in Zukunft werden wir sicher darüber nachdenken.“

In welchen Branchen könnte man Ihre Software denn gebrauchen?

„Da gibt es einige. Ich habe zum Beispiel in der Tagesschau einen Bericht über einen holländischen Blumenmarkt gesehen, wo nun in der Corona-Krise tonnenweise Blumen geschreddert werden müssen. Das ist wirklich nicht schön zu sehen, wie diese ganzen Blumen in den Müll geworfen werden. Das tut irgendwie auch weh. Und da kann man natürlich den Gedankensprung machen und sagen: Diese Art von Software wäre auch sinnvoll für den Blumenhandel. Aber das ist Zukunftsmusik. Wir bleiben erst mal bei den Bäckereien. Da haben wir ja noch ein bisschen Arbeit vor uns.“

Inwiefern kann Ihre Software Bäckern im Moment in einer Krise helfen, die wir jetzt gerade erleben?

„Sie hilft Bäckern, auf Veränderungen flexibel zu reagieren. Man kann in so einer Situation sagen „Nimm die Bestellung von letzter Woche, zieh 15 Prozent ab“. Klick. Fertig. Und das kann auch jetzt helfen. Es gibt aber noch einen anderen Vorteil: Die Software ist webbasiert. Das heißt, ich muss nicht immer vor Ort sein. Eine Bäckerin hat mir erzählt, wie sie vor dem Problem stand, die Arbeit im Homeoffice zu organisieren. Das war nicht leicht, weil das Programm, das sie dazu brauchte, auf ihrem Computer im Büro installiert war. Unsere Software kann man im Browser aufrufen, also auch von zu Hause aus.“

Warum lässt sich so eine Software nicht so einfach auf andere Branchen übertragen?

„Dazu muss man sich in der Branche auskennen. Man muss mit den Vertriebswegen vertraut sein. Man muss wissen, wie die Bestellungen gemacht werden, mit welchem Vorlauf das passieren muss. So etwas lernt man nicht in zwei Tagen. Es gibt auch keine Bücher, in denen das steht. Man muss die Menschen verstehen und sich herantasten. Das braucht einige Zeit.“

Sie haben in den vergangenen Jahren wie fast alle Gründer auch Schwierigkeiten überwinden müssen. Sie hatten zum Beispiel ein Problem mit dem Prognose-Algorithmus. Was war das für ein Problem?

„Wir haben festgestellt, dass unser System gut überwacht werden muss, um gute Ergebnisse liefern zu können.“

Das müssen Sie erklären.

„Stellen Sie sich ein DJ-Pult vor. Wenn es ein professionelles ist, hat es Hunderte von Knöpfen. Profis wissen, an welchen Knöpfen sie drehen müssen, damit der Klang gut ist. So ist das auch bei einem Prognose-Tool. Sie brauchen Leute, die wissen, an welchen Knöpfen sie drehen müssen, um wichtige Nebenbedingungen im Prozess zu berücksichtigen. Solche Fachleute gibt es aber nur in den wenigsten Bäckereien. Daher müssten unsere Mitarbeiter diese Aufgaben übernehmen. Aber das ist dann sehr teuer. Und wir können nur sehr wenige Bäckereien bedienen.“

Wie haben Sie das Problem gelöst?

„Wir haben gesagt: Wir denken das jetzt alles noch mal neu. Wir versuchen nicht, den Bäckereien unsere komplexen Prozesse aufzudrücken. Wir versuchen, die bestehenden Prozesse aufzugreifen und zu vereinfachen.“

Das hat gleich funktioniert?

„Ja. Und das ist vielleicht auch eine Erkenntnis, die sich auch auf andere Bereiche der Digitalisierung übertragen lässt. Wenn man etwas digitalisieren möchte, denkt man schnell an künstliche Intelligenz und an magische Algorithmen. Aber die Frage ist: Ist es denn wirklich so, dass die Software dann alles eigenständig macht? Oder klappt das nur in begrenzten Bereichen, und ich brauche Menschen, die das dann bedienen.“

Was glauben Sie?

„Ich glaube, dass es Stand heute doch Menschen braucht. Und das muss man dann eben mitdenken, denn nur so kann ich gewährleisten, dass das Projekt am Ende erfolgreich ist.“

Wie findet man das richtige Maß zwischen Entscheidungen von Computern und Menschen?

„Das ist ein wichtiger Punkt, an dem sich die Geister scheiden. Möchte ich, dass die Mitarbeiter in den Filialen eigenverantwortlich weiter bestellen? Oder möchte ich, dass die Software das übernimmt? Wie viel Verantwortung sollen die Mitarbeiter haben?“

Gibt es eine Lösung?

„Ich glaube nicht, dass es an der Stelle Sinn macht, die Bäckereien zu überzeugen und zu sagen: Es gibt nur den einen Königsweg. Beides hat seine Vor- und Nachteile.“

Welche sind das?

„Wenn die Menschen entscheiden, haben sie mehr Verantwortung. Es kann sein, dass sie dann motivierter sind. Es kann aber auch das Gegenteil passieren. Das hängt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Wir arbeiten zurzeit an Modulen, die das berücksichtigen. Der Faktor Mensch kann eine größere Rolle spielen oder eine kleinere. Wir hätten gern für beides eine Lösung.“

Haben Sie einen Rat für Menschen, die sich gerade mit diesen Problemen beschäftigen und vielleicht noch am Anfang stehen?

„Vielleicht ist ein Tipp: Wenn man mit bestehenden Daten arbeitet, wie wir es tun, ist es wichtig, die dahinterliegenden Abläufe erst mal genau zu verstehen und sich auf diese Branche zu konzentrieren, sonst verzettelt man sich. Entwickelt man ein Tool, bei dem der Nutzer oder die Nutzerin selbst die Daten eingibt, ist es sehr viel einfacher, direkt auf unterschiedliche Branchen zuzugehen.“