Agile Methoden und Scrum – einfach erklärt!

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Agile Methoden und insbesondere Scrum sind heutzutage im Unternehmenskontext in aller Munde. Doch oftmals hat nur ein kleiner Teil der Belegschaft mit den neuen Methoden direkt zu tun, sei es über Schulungen oder einzelne agile Projekte. Die Mehrheit der Kolleginnen und Kollegen hat nur wenige Berührungspunkte. Da die Methoden aber so häufig Thema sind, hilft es, auch als Kollegin oder Kollege ohne agiles Projekt mit einigen Begrifflichkeiten jonglieren zu können, denn Nachfragen führen eher zu betretenem Schweigen. Hier möchte ich eine kleine Hilfestellung geben. Im Folgenden gibt es einen groben Einblick zu den agilen Methoden und Scrum, sodass Sie zukünftig ein Verständnis für Scrum entwickeln und die wichtigsten Begrifflichkeiten einordnen können.

Agiles Projektmanagement: Vom Wasserfall zu Schleifen

Doch zunächst einmal: Was sind agile Methoden? Das lässt sich am besten im Verhältnis zu den klassischen Methoden und einem kleinen Beispiel erklären. Angenommen, man möchte ein Auto bauen. Die klassische Methodik – oder auch Wasserfallmodell genannt – geht von einer langen ersten Planungsphase aus, in der das Vorhaben und die Rahmenbedingungen in allen Einzelheiten analysiert werden und dann das Design des Autos detailliert wird. Danach wird das Auto gebaut und am Schluss getestet, ob die geplanten Funktionalitäten umgesetzt wurden. In Situationen mit klaren Anforderungen und wenig Unsicherheit bietet die klassische Methode einen effizienten Weg zu einem bekannten Ziel. Oftmals ist zu Beginn aber nicht klar, welche Funktionalitäten genau benötigt werden. Oder könnten Sie – ohne das Auto gesehen zu haben – entscheiden, ob die Türlänge vorne 1,10 m oder doch besser 1,40 m betragen sollte? Erleben könnten Sie diese Produkteigenschaft jedoch erst nach der Fertigstellung des Autos. Bei den agilen Methoden soll genau dieser Herausforderung begegnet werden.

Die Methoden kommen ursprünglich aus der Softwareentwicklung, finden aber heute in verschiedensten Branchen ihre Anwendung. In agilen Projekten werden die Phasen Analyse, Design, Entwicklung und Test mehrfach in kürzeren Schleifen (normalerweise zwischen 2 und 4 Wochen) durchlaufen, um so die Komplexität des Vorhabens besser beherrschbar zu machen. Hierbei wird über häufige Feedbackrunden mit den Kundinnen und Kunden eine Produktvorstellung nach und nach geschärft. Das bedeutet, man könnte in unserem Beispiel zunächst den Unterbau des Autos entwerfen, umsetzen und testen. Danach würde ein weiterer Zyklus folgen, in dem die äußere Karosserie gebaut wird. Dadurch sind die einzelnen Phasen kürzer, man erhält schneller ein Feedback und kann sogar auf veränderte Rahmenbedingungen eingehen. Oftmals sind Situationen und zukünftige Einflussfaktoren unklar, sodass in kurzen Abständen neue Wege beschritten und innovative Herangehensweisen verprobt werden müssen. Es gibt in diesen Fällen keine Möglichkeit, auf gewohnte Techniken oder Best Practices zurückzugreifen. Die agilen Methoden bieten hier ein iteratives Vorgehen an, also die Bearbeitung eines Vorhabens in Zyklen.

Scrum: Ein erster Überblick

Innerhalb der Agilität gibt es nun agile Vorgehensmodelle und Werte & Prinzipien. Damit wird in der Agilität nicht nur den konkreten operativen Fragestellungen begegnet, sondern auch der Zusammenarbeit von Personen eine größere Bedeutung beigemessen. Das agile Manifest hält beispielsweise verschiedene Prinzipien fest: So ist das Reagieren auf Veränderungen wichtiger als das Befolgen eines Plans. Außerdem hat die Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden eine höhere Priorität als Vertragsverhandlungen. Agile Vorgehensmodelle umfassen unter anderem Scrum und Kanban. Im Folgenden soll Scrum als agiles Vorgehensmodell näher betrachtet werden.

Agile Methoden - von der Vision zum Backlog
© Nicole Neunhöffer – viadee

Kommen wir dafür zu unserem Autobeispiel zurück. Am Anfang steht der Bau eines schicken und funktionalen Autos als Vision. Die Produktvision ist das Zielbild, auf das sich alle Aktivitäten ausrichten. Das Zielbild ist jedoch noch sehr komplex und nicht greifbar, sodass es in kleinere, handhabbare Päckchen geteilt wird. Dabei lässt man sich von der Frage leiten, wer das Auto später wofür nutzen möchte. Als Mitfahrer auf der hinteren Bank möchte ich zum Beispiel bei langen Autofahrten genug Beinfreiheit haben, damit ich gesund im Urlaub ankomme. Als Fahrerin lege ich eher Wert auf gut ausgerichtete Spiegel, um eine sichere Fahrt zu gewährleisten. Die Anforderungen dieser Anwenderinnen und Anwender, die eine bestimmte Funktionalität und ihren Nutzen beschreiben, werden auch als User Storys bezeichnet. Mit einigen prototypischen Nutzern – auch Personas genannt – kann eine Vielzahl an Funktionalitäten erfasst werden. Zur besseren Übersicht können die User Storys thematisch in Epics – größere Themenblöcke – zusammengefasst werden. In der tagtäglichen Arbeit wird sich jedoch mit der Größe/Komplexität von User Storys befasst, und nicht mit Epics. Diese Anforderungen werden nun in eine Liste aufgenommen und nach bestimmten Kriterien priorisiert. Dabei sollte der Mehrwert einer Anforderung als Kriterium im Vordergrund stehen, es spielen aber auch Kosten, Ressourcenverfügbarkeit etc. eine Rolle. Im Scrum übernimmt der Product Owner diese Aufgabe, da er die Produktvision im Blick hat und somit einzelne Funktionalitäten priorisieren kann. Im Rahmen von Scrum wird die Liste mit User Storys auch Product Backlog genannt. Die einzelnen Storys können danach von einem Entwicklungsteam umgesetzt werden.

Der Ablauf einer Scrum-Schleife

Über einen bestimmten Zeitraum – dem sogenannten Sprint – werden die Entwicklungsarbeiten auf die wichtigsten Einträge des Product Backlogs fokussiert. Dafür legt das Entwicklungsteam in einem gemeinsamen Meeting, dem Sprint Planning, fest, welche User Storys aus dem allgemeinen Product Backlog im aktuellen Sprint umgesetzt werden sollen, und füllt damit das Sprint Backlog. Zusätzlich werden innerhalb dieses Events die User Storys in kleinere Aufgaben aufgeteilt, die während des Sprints erledigt werden.

Während des Sprints wird täglich ein kurzes Update (Daily Scrum) innerhalb des Teams durchgeführt, um die Arbeiten zu synchronisieren und mögliche Hindernisse zu identifizieren. Am Ende eines Sprints werden die Ergebnisse mit den Kundinnen und Kunden und dem Product Owner gemeinsam im Sprint Review begutachtet. Hier erhält das Scrum Team direktes Feedback durch die Nutzerinnen und Nutzer. Außerdem wird in der Sprint Retrospektive der Sprintverlauf analysiert und mögliche Verbesserungsmaßnahmen festgelegt. Dieses Event wird von der Scrum Masterin moderiert. Zusammen mit dem Product Owner und dem Entwicklungsteam bildet sie das Scrum Team. Die Scrum Masterin ist Expertin für das Vorgehensmodell Scrum und unterstützt bei der erfolgreichen Einführung und Umsetzung des Vorgehensmodells. Sie hat die methodischen Vorgaben im Blick und berät in operativen Tätigkeiten. Hierbei sind jedoch für sie nicht nur die verschiedenen Events (Retrospektive, Review etc.) und Rollendefinitionen (Product Owner, Entwicklungsteam etc.) zu beachten, sondern auch mögliche Konfliktsituationen innerhalb des Teams und nach „außen“. Nach dem Sprint Review und der Retrospektive startet ein neuer Sprint mit dem Sprint Planning und so beginnt eine neue Schleife.

Agile Methoden - Scrum
© Nicole Neunhöffer – viadee

Ein weiterer essenzieller Aspekt von Scrum befasst sich mit dem Grundsatz, eine Anforderung möglichst schnell umzusetzen und dann ein Feedback der Kundinnen und Kunden zu erhalten. Sobald eine erste Version des Produkts mit den Kernfunktionalitäten entwickelt wurde, kann die Rückmeldung der Kundinnen und Kunden eingeholt werden. Diese erste „einfache“ Version heißt auch Minimum Viable Product (MVP), da hier möglichst schnell ein reduziertes, aber funktionierendes Produkt entsteht. In jedem Sprint wird dieses Produkt dann um weitere Funktionalitäten ergänzt. Um dieses Vorhaben zu erreichen, müssen einerseits die User Storys als Sprint Input und andererseits die entwickelten Funktionalitäten als Sprint Output eine gewisse Qualität vorweisen. Die User Storys werden dafür während des Product Backlog Refinements konkretisiert, bezogen auf ihren Aufwand geschätzt und priorisiert. Sobald sie bestimmte Qualitätskriterien („Definition of Ready“) erfüllen, werden sie in einem Sprint vom Entwicklungsteam zur Umsetzung akzeptiert. Bezogen auf den Sprint Output: Die vom Team entwickelten Funktionalitäten in einem Sprint unterliegen auch bestimmten Qualitätskriterien („Definition of Done“). Das Ziel ist hierbei, ein Set an funktionalen Erweiterungen innerhalb eines Sprints zu entwickeln, das von den Kundinnen und Kunden direkt verwendet werden könnte.

Noch ein wenig mehr Input gefällig?

Schließlich möchte ich noch auf ein wichtiges Konzept in Scrum eingehen: das Schätzen. Bei Scrum wird der Aufwand zur Entwicklung einer User Story nicht in Personentagen oder Ähnlichem angegeben, sondern in Story Points. Diese Punkte basieren auf dem relativen Schätzen und demnach dem Vergleich von verschiedenen Storys. Ist eine User Story mehr oder weniger aufwendig als eine andere? Wenn eine User Story mit 5 Punkten bewertet wurde, müsste die aktuelle Story dann mehr oder weniger Punkte erhalten? Eine Methodik des relativen Schätzens, die das Entwicklungsteam anwenden kann, ist Planning Poker. Innerhalb des Sprints werden so eine Vielzahl an Story Points „abgearbeitet“, die in einem Burndown Chart visualisiert werden können. Dadurch kann der Fortschritt in einem Team sichtbar gemacht werden.

Konnten Sie nun einen ersten Eindruck von den agilen Methoden und Scrum gewinnen? Möchten Sie gerne die Begrifflichkeiten von Scrum immer direkt zur Hand haben?

Glossar: Die wichtigsten Begriffe auf einen Blick

Wir bieten hier ein Glossar mit den wichtigsten in diesem Beitrag verwendeten Scrum-Begriffen an. Diese Fachwörter werden verständlich wie fundiert erklärt und Definitionen allgemeingültig gehalten. So profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung mit der Verwendung der Begriffe in verschiedenen agilen Projekten und können das Glossar in unterschiedlichen Kontexten zurate ziehen. Laden Sie sich das Glossar herunter und nutzen Sie es als kleinen Spicker neben Ihrem PC. Oder hängen Sie es als Übersicht für alle sichtbar in Ihr Büro. Ihre Kolleginnen und Kollegen werden es Ihnen danken. Denn selbst für Scrum-erfahrene Kolleginnen und Kollegen ist es interessant, den ein oder anderen Begriff erneut nachzulesen.

Sind beim Lesen Fragen entstanden oder sind Sie neugierig auf die praktische Umsetzung? Gerne können Sie für ein unverbindliches Gespräch mit mir Kontakt aufnehmen. Ich freue mich auf unseren Austausch und bin gespannt auf Ihre Perspektiven und Erfahrungen.

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Stefanie Schuster studierte Kulturwissenschaft und BWL an der Universität Mannheim. Seit drei Jahren arbeitet sie als IT-Beraterin für verschiedene Unternehmen in der Versicherungsbranche. Bei der viadee Unternehmensberatung AG unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden als Business Analystin im Projekt- und Prozessmanagement. Dabei interessiert sie sich vor allem für Umsetzungen im agilen Umfeld und für die erfolgreiche Kommunikation und Zusammenarbeit verschiedener Stakeholder. Im Rahmen des Prozessmanagements beschäftigt sie sich mit der fachlichen Modellierung von Geschäftsprozessen. Wesentliche Punkte in der IT-Beratung sind für Frau Schuster, den Kundinnen und Kunden zuzuhören und die Herausforderungen zu verstehen. Dann kann gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden.

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