„Wir digitalisieren ganze Betriebe“

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Vier Gründer aus Münster wollten mit einer App die Zeiterfassung von Firmen digitalisieren. Dann sahen sie: Das Potenzial ist viel größer. Aus ihrer App wurde ein Personal- und Projektmanagement-Tool. Ausgerechnet ihre ursprüngliche Idee könnte ihnen jetzt großen Erfolg bescheren.

clockin - digitale Zeiterfassung

Frederik Neuhaus schiebt auf seinem Smartphone-Display einen Schalter zur Seite, und es öffnet sich eine Patientenakte. Dort stehen der Name der Frau, um die es jetzt gehen soll, ihre Adresse, der Termin, ihr Gewicht, auch ihr Blutdruck („etwas zu niedrig“) und eine Notiz („spricht gern über ihre Enkel“). Der Pfleger, der am Tag zuvor bei ihr war, hat eine Übergabe hinterlassen, auch Fotos von einer langsam verheilenden Wunde sind dort zu finden. Für den Fall, dass sich Fragen ergeben, ist die Nummer eines Arztes hinterlegt, den der Pfleger per Knopfdruck erreichen kann. Dazu gibt es eine Checkliste mit Aufgaben, damit nichts vergessen wird. Am Ende hat die App auch die Zeit erfasst, die der Pfleger bei dieser Patientin verbringt. Frederik Neuhaus könnte gleich loslegen. Aber er ist kein Pfleger. Er ist einer der beiden Geschäftsführer und einer der vier Gründer des Unternehmens, das diese App mit dem Namen „clockin“ entwickelt hat.

Frederik Neuhaus sitzt in einem Konferenzraum des Technologiehofs an der Mendelstraße in Münster, einem Gebäude in Form eines alten Apple-Computers. Die Tafel im Erdgeschoss mit den Logos der Firmen, die hier ihre Büros haben, hat den Umfang eines kleinen Branchenbuchs. Einige größere Unternehmen sind dabei, die sich hier dauerhaft eingerichtet haben, aber vor allem sind es Start-ups, die ihre ersten Schritte machen. Viele sind irgendwann wieder verschwunden – weil es zu eng wird oder weil es mit der Idee nicht geklappt hat. Nur ein kleiner Bruchteil aller jungen Unternehmen hält die ersten drei Jahre durch. Die haben Frederik Neuhaus und sein Team jetzt schon hinter sich. Ihre Idee ist fünf Jahre alt. Und es sieht alles sehr gut aus. „Wir gehören zu den wenigen Start-ups, die wirtschaftlich arbeiten“, sagt er.

„Ich gehe heute raus und verändere die Welt“

Dabei war es am Anfang so wie bei vielen neu entstehenden Unternehmen. Was aus der Idee später werden würde, war überhaupt noch nicht abzusehen. Vor allem ganz am Anfang nicht, als Frederik Neuhaus noch in der Schule mit Freunden sein erstes Unternehmen gründete. Sie entwickelten Websites, unter anderem für ihre eigene Schule, das Paulinum in Münster. Während Frederik Neuhaus eine Banklehre machte, lief die Firma nebenher. Dann ging er nach San Francisco und studierte Business-Management in Berkeley. Die Dozenten kamen von Firmen wie Google, Apple oder Facebook. „Wenn so jemand dort spricht, dann merkt man, der hat die Einstellung: Ich gehe heute raus und verändere die Welt“, sagt Neuhaus. Das beeindruckte ihn. Als er zurück nach Deutschland kam, war davon etwas hängengeblieben. Ihm war klar, dass er ein Start-up gründen wollte.

Den Beschluss fasste er zusammen mit zwei Freunden. Benedikt Dreier, Wirtschaftsinformatiker, und Florian Nolte, promovierter Mathematiker, beide IT-Experten. Eine konkrete Idee existierte noch nicht. Doch die ergab sich schnell. Thomas Bittmann, Geschäftsführer einer Firma, die Kanäle und Entwässerungssysteme saniert, brachte sie mit. Man kannte sich vom Handball, es war ein Kontakt auf einer freundschaftlichen Ebene. Irgendwann sagte Thomas Bittmann: „Wir haben in unserer Firma das Problem, dass wir alles auf Zettel schreiben – die Stundenberichte der Mitarbeiter –, irgendwer muss das dann alles wieder abtippen. Dann ist die Handschrift nicht zu lesen. Wir müssen wieder telefonieren. Gibt es denn dafür keine digitale Lösung?“

„Natürlich. Das muss es geben“, sagte Neuhaus und begann zu recherchieren. Was er fand, waren Apps, die Stunden erfassten, allerdings isoliert für einzelne Mitarbeiter, im Prinzip waren es bessere Stoppuhren. Aber ein System für ein ganzes Unternehmen? So etwas war nicht zu finden. Auf diese Weise entstehen sehr viele Geschäftsideen. Es gibt ein Problem. Aber es gibt keine Lösung. Also entwickelt man diese Lösung dann eben selbst.

Aus einem halben wurden vier Jahre

Es war die Geburtsstunde von clockin. Thomas Bittmann stieg ein und wurde einer der beiden Geschäftsführer. Der Firmenname entstand aus der englischen Formulierung „to clock in“, auf Deutsch: einbuchen. Der Plan war, eine App zu entwickeln, die die Arbeitszeit erfasst. Mehr nicht. Ein halbes Jahr würden sie dafür vielleicht brauchen, dachten Neuhaus und sein Team. Am Ende wurden es mehr als vier Jahre. „Es war alles wesentlich komplexer, als wir gedacht hatten“, sagt Neuhaus heute. Vor allem eine Bedingung sollte die App erfüllen: Sie musste einfach sein. Man sollte alles auf einen Blick verstehen, am besten wäre, es würde nur wenige Knöpfe geben. „Wenn Mitarbeiter vorher erst eine Schulung machen müssen, dann sind die meisten schon raus“, sagt Neuhaus.

Es wurde schnell klar, dass es nicht bei einer reinen App zur Zeiterfassung bleiben würde. Schnell stellte sich heraus, dass mit der Arbeitszeit noch viele andere Dinge zusammenhingen, die so eine App lösen konnte. Es kamen Rückmeldungen und Anregungen. Wenn man schon die Arbeitszeit erfasst, warum dann nicht auch gleichzeitig noch die Ergebnisse? Und wäre es dann nicht gut, wenn man auch Fotos einstellen könnte? So wuchs der Umfang immer weiter. „Inzwischen geht es gar nicht mehr nur um die Zeiterfassung, sondern um die Digitalisierung von Unternehmen“, sagt Neuhaus.

Das Ergebnis ist die App auf dem Handy von Neuhaus, die ganze Aktenschränke ersetzt, das Projektmanagement vereinfacht, die Urlaubsverwaltung regelt, Aufträge ordnet, Dokumentationen ermöglicht, die sofort für alle Mitarbeiter zugänglich sind – und das alles im Hosentaschenformat, ganz ohne Zettel.

„Wir konnten uns vor Anfragen kaum retten“

Erst hatten Frederik Neuhaus und die übrigen Gründer vor allem die Baubranche im Blick. Als sie ihre Idee dann auf ihrer Website erklärten, meldete sich der erste Pflegedienst, der eine Möglichkeit suchte, von der Zettelwirtschaft loszukommen. Ein großer Schub kam 2017, als NRW-Wirtschaftsminister Andreas Pinkwart (FDP) den Gründern einen Innovationspreis verlieh. Nun meldeten sich auch Hotels, Immobilienverwaltungen, Gebäudereiniger und Landwirte. „Wir konnten uns vor Anfragen kaum retten“, sagt Neuhaus. Jetzt stellten sich Fragen wie: Wie können wir in dieser Geschwindigkeit weiter wachsen?

clockin - digitale Zeiterfassung

Es wurde alles so schnell groß, dass sie einen Investor brauchten – jemanden mit Erfahrung, der an die Idee glaubte, der Geld und vor allem gute Ratschläge investieren wollte. Sie sprachen mit etwa zehn Menschen, die infrage kamen; mit einem davon verstanden sie sich besonders gut. Dr. Ingo Dahm von der Firma Capacura. Der wurde es schließlich. Er bleibt im Hintergrund und mische sich auch nicht ein, sagt Neuhaus. Aber er stelle die richtigen Fragen. Zum Beispiel: Was soll aus dem Unternehmen werden? Wo soll es hingehen?

Die Software entwickelt sich immer weiter. Bald soll es sie auch in anderen Sprachen geben, zunächst auf Englisch. Künstliche Intelligenz wird später Vorschläge machen und Entscheidungen vereinfachen. Sie wird zeigen, wo Zeit besser genutzt werden kann, wo Aufgaben kostengünstiger erledigt werden können, wo Geld verloren geht.

„Im Grunde digitalisieren wir ganze Betriebe“, sagt Frederik Neuhaus. Er spricht oft mit Unternehmen, bei denen immer noch alles mit Stift und Papier läuft. Und dort fehlt es häufig nicht nur an Software, sondern auch an Verständnis für den digitalen Wandel. „Digital zu arbeiten bedeutet für viele immer noch: Ich mache meine Rechnungen mit Word“, sagt Neuhaus. Aber das sei auch kein Wunder. Das iPhone sei jetzt seit 13 Jahren auf dem Markt, aber dass so gut wie jeder Mitarbeiter ständig ein Smartphone in der Tasche habe, das sei erst seit fünf oder sechs Jahren so. Erst seitdem sei es überhaupt möglich, wirklich digital zu arbeiten.

Kleine Details können sehr wichtig sein

Ein großer Teil der Arbeit von clockin ist Überzeugungsarbeit. „Wir wollen ein Unternehmen sein, das erreichbar ist, wir wollen mit den Menschen sprechen, und wir wollen Ängste nehmen“, sagt Neuhaus. Digitalisierung ist etwas, das in den Köpfen passiert. Dabei können schon kleine Details eine große Rolle spielen. Das Erscheinungsbild der App zum Beispiel. Ist ein fremdes Firmenlogo zu sehen oder das des eigenen Unternehmens? Etwas Eigenes wirkt gleich vertrauter. Dann ist die Schwelle für Mitarbeiter kleiner. Die clockin-App lässt sich daher so anpassen, dass sie aussieht wie eine Software aus dem eigenen Haus.

clockin wirbt damit, dass Unternehmen viel sparen können. Viel Zeit, viel Geld und viel Ärger mit beschriebenem Papier. Doch das vielleicht wichtigste Verkaufsargument in der Zukunft dürfte sein, dass viele Firmen kaum noch auskommen werden ohne eine Software, die im Blick behält, welche Mitarbeiter wann und wie lange an welcher Aufgabe arbeiten. Der Europäische Gerichtshof hat Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Geschäftsmodelle, die sich nur rechnen, weil die Überstundenkonten von Mitarbeitern randvoll sind, soll es nicht mehr geben. Für clockin sind das hervorragende Aussichten.

clockin - digitale Zeiterfassung

Ende vergangenen Jahres haben Frederik Neuhaus und sein Team es mit ihrer App beim Innovationspreis Münsterland unter die besten drei geschafft. Während andere Firmen in diesem Jahr unter den Folgen der Corona-Epidemie litten, bekam vieles, was mit der Digitalisierung zu tun hat, einen großen Schub. Das clockin-Team ist größer geworden. Mittlerweile besteht es aus 18 Leuten, die Hälfte davon ist fest angestellt, sagt Neuhaus. Im Dezember 2018 ist das Team in die Büros an der Mendelstraße gezogen. Irgendwann wird ihr Firmenschild im Erdgeschoss wieder verschwinden. Im Moment sieht alles danach aus, dass sie zu denen gehören werden, denen es zu eng wird.

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Stefan Reinermann ist Digital Journalist, Online-Marketing-Manager und als Inhaber und Geschäftsführer der Agentur r2medien auch Herausgeber dieses Blogs. Nach einer Ausbildung zum Versicherungskaufmann bei den Westfälischen Provinzial Versicherungen in Münster und einem Studium an der Deutschen Sporthochschule in Köln kam der gebürtige Emsdettener über Stationen in Redaktionen und Agenturen in Köln, Bonn, Leverkusen, Düsseldorf und Osnabrück schließlich zurück nach Münster und gründete hier 2004 die Agentur r2medien. Den Mehrwert von Netzwerken, kollaborativem Arbeiten und dem Teilen von Wissen hat er in den vergangenen Jahren in zahlreichen Projekten zu schätzen gelernt. Das war in erster Linie sein Antrieb zur Realisierung dieses Blogs.

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